A Nota Fiscal Eletrônica é o documento usado pelo empresário para comprovar que paga os devidos tributos ao governo e vale como um registro tanto para o vendedor quanto para o comprador. Segundo a legislação brasileira, sua emissão é obrigatória para qualquer negócio tributável.
Para que uma empresa possa emitir a nota fiscal eletrônica, é necessário que ela esteja registrada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado e, também, que tenha o certificado digital de pessoa jurídica. Para saber mais sobre certificados digitais, clique aqui.
Para todas as pessoas que possuem um negócio – desde profissionais autônomos que abriram uma MEI ou uma pequena empresa, até os empresários que já estão mais consolidados com seu negócio no mercado – é essencial conhecer a fundo o processo de emissão de notas, para que não haja problemas fiscais no futuro.
Veja a seguir todos os 12 tipos de notas fiscais eletrônicas existentes, para que cada uma é utilizada e qual (ou quais) você deve emitir para que sua empresa ande em conformidade com a lei.
Lembrando que todas as notas fiscais que serão citadas neste post são documentos de existência apenas digital, emitidas e armazenadas eletronicamente, com o intuito de documentar determinadas operações comerciais. Segue a lista:
Comumente conhecida apenas como Nota Fiscal Eletrônica, esse documento se relaciona à venda de produtos físicos e substitui os modelos 1 e 1-A. Portanto, a NF-e não deve ser utilizada para registrar a venda de infoprodutos e produtos digitais.
Como exemplo de lugares que devem usar a NF-e, podemos citar sites como Submarino, Americanas ou Magazine Luiza, pois tratam-se de e-commerces que vendem eletrodomésticos, cosméticos, livros e diversas outras mercadorias físicas, que se enquadram nos requisitos para a utilização desse tipo de nota.
Para gerar a NF-e, é necessário que sua empresa esteja cadastrada na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) ou Finanças. É esse órgão que vai recolher os impostos ICMS em nível estadual, ou o IPI, em âmbito federal. Essa nota também precisa obrigatoriamente vir acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que representa a NF-e fisicamente e dá acesso ao seu arquivo XML digital, permitindo conferências individuais ou fiscais.
A NFC-e é muito confundida com a NF-e, pios também tem como função o registro de operações de compra e venda. A diferença é que, no caso da NFC-e, somente podem ser registradas transações realizadas presencialmente ou que envolvem entrega a domicílio ao consumidor final, em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.
Em outras palavras, a NFC-e é a nota utilizada pelas lojas de varejo e comércios mais tradicionais, como farmácias e mercados. Ela foi implementada ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) em substituição à Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
O cupom fiscal eletrônico é o documento que chegou para substituir o cupom fiscal tradicional, que utilizava o Emissor de Cupom Fiscal, uma impressora fiscal específica para este fim.
O CF-e surgiu para simplificar o processo de emissão deste documento, reduzindo burocracias e aumentando a segurança do processo, visto que utiliza assinatura do certificado digital, assim como a NFC-e. Além disso, por ser um processo digital e automatizado, a possibilidade de erros nas informações emitidas é praticamente nula.
A NFS-e, como o nome sugere, é a nota fiscal utilizada todas as vezes em que a transação envolver não a compra e venda de uma mercadoria física, mas a prestação de um serviço. Além de apresentar a descrição de todos os serviços prestados, ela contempla o ISS (Imposto Sobre Serviço).
Sua emissão pode ser destinada a uma pessoa jurídica ou física e acontece junto à Receita Federal do Brasil ou à prefeitura em que a empresa ou o empreendedor estão registrados. Por ser mais simples e flexível, costuma ser o tipo aplicado para MEIs e pequenas empresas.
Outros serviços que se utilizam bastante da NFS-e são os SAAS, serviços de assinatura, academias e hotéis. Além disso, a compra de produtos digitais como cursos online e e-books também se enquadra nesse modelo de nota fiscal.
Com o objetivo de agilizar o faturamento e diminuir as chances de erros ou fraudes envolvendo os produtos transportados, foi criada a CT-e. Ela é emitida para registrar operações de transporte de carga entre cidades e estados.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o documento fiscal usado para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.
A Nota Fiscal Avulsa é a emitida por autônomos que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS. Por ser emitida uma a uma no portal da SEFAZ, ela exige a digitalização manual de todos os dados e por isso não é indicada para negócios que possuem uma grande demanda de notas.
Até pouco tempo, o produtor rural também era um adepto da NFA-e, porém a partir da Norma Técnica 2018.001, agricultores e pecuaristas passaram a ter seu próprio modelo de NF-e, adaptado às demandas de seus negócios: a NFP-e.
A nota complementar é emitida quando há necessidade de acrescentar e/ou atualizar os dados da NF-e original, o que pode acontecer em caso de variação de cotação, reajuste de preço e erro de cálculo de imposto ou classificação fiscal.
A nota de remessa envolve o registro de mercadorias sem intenção de venda e garante que não haverá a cobrança de impostos nesse processo. Ela pode ser necessária durante o transporte de produtos da fábrica para a loja onde eles serão vendidos ou ainda em casos de distribuição de brindes, doações, amostras grátis, consignações, produtos em teste ou em manutenção e outras operações não comerciais.
São emitidas quando o comprador está localizado no exterior, oficializando o trânsito no território nacional e a saída de mercadorias para fins de exportação perante à SEFAZ. Ela se difere da NF-e por envolver dados referentes à moeda em operação e outros detalhes específicos.
Depois de tantos nomes, fique tranquilo! É normal demorar a se acostumar com esses termos, o importante é sempre lembrar que a nota é parte essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio.
Qualquer que seja a necessidade da sua empresa, seu melhor amigo para emitir notas fiscais eletrônicas é o sistema de gestão, o software online que auxilia nesse processo e facilita a vida dos empresários. Para saber mais sobre sistemas de gestão, clique aqui.
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