Existem muitas dúvidas a respeito da Nota Fiscal Eletrônica e neste post vamos destrinchar esse documento e explicar o por que de ele ser extremamente útil para o empresário e todas as partes envolvidas em alguma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, que tem como principal objetivo documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. O que garante sua validade é assinatura digital feita pelo emissor da nota.
Atualmente, a legislação nacional permite que a NF-e (como também pode ser chamada) substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Além disso, também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.
Importante: a Nota Fiscal Eletrônica não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial, tanto os emitentes quanto para as empresas destinatárias (compradoras).
Confira a lista de todos os benefícios:
Além de diminuir os custos de impressão do documento fiscal, uma vez que ele é emitido eletronicamente, o empresário tem também a possibilidade de economizar em diversos outros aspectos.
O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via.
Além disso, o empresário se beneficia também da redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima e da redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Isso acontece pois, atualmente, os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo diz respeito não apenas ao espaço físico necessário para guardar os documentos fiscais, como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação.
Uma empresa que emita, por exemplo, 100 Notas Fiscais por dia, emitirá aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Conclui-se, naturalmente, que será muito mais fácil armazenar todos esses documentos em um ambiente eletrônico do que fisicamente. Consequentemente, também será muito mais fácil encontrá-los depois, para uma possível consulta, em uma pasta no computador da empresa do que eu uma gaveta do escritório.
O preenchimento eletrônico da nota é uma grande vantagem em relação ao preenchimento manual desse mesmo documento. O empresário precisa, muitas vezes, contratar um funcionário que use grande parte do seu tempo para preencher as notas fiscais físicas, gastando, assim, o tempo que poderia usar fazendo algo mais importante para o desenvolvimento da empresa.
Dessa forma, gasta-se em dobro: contratando um funcionário e utilizando o tempo dele para fazer algo que poderia ser feito de forma bem mais ágil e por qualquer pessoa.
Muitas empresas já não aceitam mais notas fiscais manuais, justamente pela confiabilidade trazida pela nota eletrônica. Devido à utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital, fica muito mais fácil travar relações comerciais com outras empresas, uma vez que os processos eletrônicos são muito mais controlados pelo Fisco e deixam menos chance para possíveis fraudes.
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos grandes benefícios que um sistema de gestão pode oferecer. Com ele, é possível consultar em qualquer lugar todas as informações sobre notas emitidas e recebidas e ter um controle financeiro muito mais apurado, uma vez que tudo o que acontece em seu negócio fica registrado.
Além disso, o sistema de gestão permite tomar melhores decisões, por meio de dados gerados a partir da análise das notas e dos outros aspectos do negócio. Todas as informações contidas no sistema de gestão geram insights e novas ideias para melhorar sua empresa e torná-la ainda mais competitiva no mercado.
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Uma vantagem muito importante que a aderência à Nota Fiscal Eletrônica traz para o empresário é a facilidade para preencher e enviar outras obrigações fiscais à Receita Federal, como declaração de impostos de renda, DCTF, DASN, dentre outros que fazem parte da rotina fiscal de qualquer empresa ou negócio. Isso acontece pois os dados podem ser importados do sistema da SEFAZ de forma muito rápida e prática, economizando tempo e dinheiro.
Está convencido de que a Nota Fiscal Eletrônica existe para facilitar sua vida como empresário? O grande ponto é usar os processos eletrônicos em benefício da empresa, uma vez que eles ajudam a permanecer dentro da lei e também melhoram diversos possíveis problemas em um negócio. Atente-se para a emissão de nota e a tendência é que a vida financeira da sua empresa melhore consideravelmente.
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